主题: 【保密工作】谨防失泄密，档案数字化存在的这些风险你了解吗？

提高经济效益

档案数字化节约了保管费用，节省了占地空间，而且查阅起来极为方便迅速，从而避免了反复印制资料而造成的纸张和人员的浪费。

提高办公效益

数字化数字化档案管理使资料能及时归档，并尽快提供利用。数字化档案管理使查询资料变得非常简单，真正让办公人员做到足不出户便可知晓天下大事。

由于信息的超时空流动，数字化档案事实上成为"无墙界档案"，档案库也从文件实体的保管基本变成了提供利用方便的信息控制中心。

增强档案原件保护

将纸制档案转变为数字化电子档案后，档案的使用更加安全。尤其对历史久远的档案材料，数字化处理后无疑是对其更好的保护，另外，通过档案的数字化处理后，防止了部分档案篡改的行为。

档案数字化工作中有哪些安全保密问题？

档案数字化管理人员保密意识薄弱

在传统档案管理的理念影响下，部分工作人员对电子档案的特性了解不深，也未按要求对相关人员进行保密教育和提醒，导致部分工作人员错误地认为电子版档案资料可以随便复制，便“监守自盗”，小则损害个人信息安全，大则危害国家安全。

档案数字化的安全性有待提高

数字化档案依托于网络建立，通过现代化信息手段把档案载体与档案的信息分离开来，通过网络整合关键信息共联，这样信息的深度和广度得到了加强，同时也给档案管理的安全带来了挑战。

由于电子档案管理系统对使用者的识别主要是通过用户密码和用户名，以及用户密钥来识别，一旦出现密码泄露或者丢失，网络管理系统不能做到人员识别，就会对档案资料的安全产生极大影响和威胁。

档案数字化外包服务安全管理问题

为满足档案数字化工作的要求，提高档案查询利用的效率，越来越多的单位对档案资源开展了档案数字化外包服务工作。

在外包过程中，部分单位存在将涉密档案交由不具有保密资质的企业做数字化加工的问题，或者将档案数字化工作外包给有保密资质的企业后当起了“甩手掌柜”，既不规定数字化工作的场所，也不派专人或采取安装摄像头等技术手段对数字化过程进行全程监管，甚至对相关的数字化设备也不进行安全检查，使国家秘密处于危险境地，随时可能失控，自认为“高枕无忧”，实则“危机四伏”。

做好档案数字化保密工作的方法有哪些？

一、设置电子档案安全管理员

档案管理人员在档案保密工作中扮演着极其重要的角色，要做好电子档案安全保密工作，建议设立相对独立、专业的技术管理岗位，积极引进专业对口、高素质的电子档案管理人才。

在实际工作中，依据最新的政策和制度，充分运用诸如病毒查杀工具、木马检查工具、电子档案“四性”检测工具等，全面提升电子档案保密管理工作水平。最终实现物尽其用、人尽其才，安全又保障的优良局面。

二、强化档案数字化全过程保密监管

一是要按照国家档案局印发的《档案数字化外包安全管理规范》要求，慎重选择外包公司开展数字化工作，涉及涉密档案资料的数字化必须在专门场所进行，加工场所要安装监控设备，并派专人全程监管；对于扫描仪、打印机等设备也要做好技术防范工作。

二是对存储涉密数字化档案资料的计算机等信息设备采取物理隔离措施，并严格看管，禁止接入互联网。

三是对参与档案数字化工作的人员做好身份审核、登记等工作，数字化服务机构应对工作人员进行安全保密教育和必要的上岗培训，并与工作人员签订保密协议，明确规定工作人员不得阅读、摘抄、外泄档案内容和其他安全保密责任、义务。安全保密协议应报送档案部门备案。对相关人员承担档案数字化工作的具体安排要严格记录在案，确保监管的可追踪性。